La réunion de 30 minutes a fini par s’imposer comme une évidence dans le monde du travail. Elle structure les agendas, rythme les journées, remplit les calendriers numériques et s’enchaîne souvent sans pause. Pourtant, cette durée n’a rien d’une règle scientifique. Elle est surtout l’héritage d’anciens agendas papier, repris ensuite par les logiciels de planification au début des années 1990, puis reproduit par les plateformes modernes comme Outlook et Google Calendar.

Le résultat est bien connu de tous ceux qui passent leurs journées en visioconférence. Une réunion prévue pour trente minutes se termine rarement à vingt-cinq. Elle déborde souvent d’une ou deux minutes, parfois davantage. La réunion suivante commence alors déjà en retard. Entre les deux, il n’y a plus de temps pour noter une décision, relire un dossier, répondre à un message urgent ou simplement reprendre son souffle.

Dans un texte publié dans le Washington Post, Andrew Miller défend une solution simple : ne plus programmer les réunions de 30 minutes, mais de 25 minutes. Pour les rencontres d’une heure, il suggère de passer à 50 minutes. L’idée n’est pas de compresser à tout prix les échanges, ni de prétendre que toutes les discussions peuvent être raccourcies. Elle consiste plutôt à protéger ce que les calendriers modernes ont effacé : le temps de transition.

Cette fonction existe déjà. Google Calendar l’appelle « speedy meetings ». Microsoft Outlook parle plutôt de « end meetings early ». Dans les deux cas, le principe est le même : les réunions sont automatiquement raccourcies afin de libérer quelques minutes entre deux rendez-vous. Cinq minutes peuvent sembler peu. Mais répétées plusieurs fois dans une journée, elles deviennent un espace essentiel pour reprendre le contrôle de son horaire.

Le problème, souligne Miller, vient de la puissance des réglages par défaut. Les calendriers numériques ont hérité du découpage en blocs de 30 minutes des agendas traditionnels. Microsoft Schedule+ l’a adopté en 1992, Outlook l’a conservé, puis Google Calendar l’a repris à son tour lors de son lancement en 2006. Depuis, cette norme organise les journées de travail de centaines de millions de personnes, sans que la plupart aient vraiment choisi ce format.

Ce n’est pas anodin. La loi de Parkinson, formulée en 1955, avance que le travail tend à occuper tout le temps qui lui est accordé. Les réunions n’échappent pas à cette logique. Lorsqu’une rencontre est prévue pour 30 minutes, la conversation finit souvent par occuper 30 minutes, même si l’essentiel aurait pu être réglé plus rapidement. Ce n’est pas toujours dramatique, mais l’accumulation de ces minutes finit par gruger le temps de concentration.

Microsoft, dans son Work Trend Index 2025, constatait déjà que les réunions empiètent sur les périodes de travail profond. Selon ce rapport cité dans le texte, 48 % des employés disent vivre une journée de travail chaotique et fragmentée. Autrement dit, la réunion n’est pas seulement une question d’organisation. Elle influence directement la capacité de réfléchir, de produire et de hiérarchiser les priorités.

La proposition de réduire les réunions par défaut ne réglera pas tous les problèmes du travail moderne. Certaines rencontres exigent 30 minutes, d’autres une heure ou plus. Mais le changement de perspective est important. Il ne s’agit plus de demander aux employés de « mieux gérer leur temps », mais de modifier l’architecture même des outils qui structurent leurs journées.

C’est peut-être là que se trouve la leçon la plus utile. Une partie de la fatigue professionnelle ne vient pas de grandes décisions stratégiques, mais de petites habitudes accumulées. Une réunion de 30 minutes semble inoffensive. Dix réunions de 30 minutes, sans respiration entre elles, deviennent une journée subie plutôt qu’organisée.

Le plus étonnant, c’est que la solution est déjà disponible. Elle ne demande ni nouvelle plateforme, ni formation, ni politique complexe de gestion du changement. Seulement quelques clics dans les paramètres du calendrier. Dans un monde professionnel obsédé par la productivité, il est rare qu’un gain soit aussi simple à obtenir.

Source : Washington Post, Microsoft World Trend Index 2025

*****

Du lundi au vendredi, Bruno Guglielminetti vous propose un regard sur l’essentiel de l’actualité numérique avec 120 secondes de Tech.

Ou encore…

Écoutez la plus récente édition de Mon Carnet,
le magazine hebdomadaire de l’actualité numérique.