Et si l’intelligence artificielle pouvait devenir la mémoire d’un projet, capable de retrouver les décisions passées, de repérer les problèmes émergents et d’aider les gestionnaires à établir leurs priorités ? C’est l’approche expérimentée par Jean-François Desroches, associé directeur et directeur de programme chez PlanAxion Solutions. Une utilisation de l’IA qui pourrait transformer le quotidien des responsables de projets, sans pour autant remplacer leur expertise.

Courriels, réunions, échéanciers, documents, conversations sur Teams, comptes rendus et décisions stratégiques : la gestion d’un projet repose sur une quantité considérable d’informations. Pour un responsable, conserver une vue d’ensemble devient un exercice de plus en plus exigeant. C’est précisément à ce problème que Jean-François Desroches cherche à répondre en utilisant l’intelligence artificielle pour analyser, organiser et mettre en relation les informations qui circulent dans ses projets.

Dans une entrevue accordée à Mon Carnet, dans le cadre d’un partenariat avec PlanAxion, il explique que l’intérêt de l’IA ne réside pas uniquement dans sa capacité à résumer des documents. Elle permet surtout de croiser des sources d’information qui, autrement, demeureraient dispersées. Un échange de courriels, une décision prise lors d’une réunion et un problème signalé plusieurs semaines auparavant peuvent ainsi être rapprochés pour dégager une situation qui aurait échappé à l’attention du gestionnaire.

La première application qu’il a développée est un briefing quotidien. Chaque matin, l’IA lui prépare une liste d’environ 10 à 15 éléments prioritaires qui méritent son attention. Contrairement à un simple résumé de l’avancement du projet, ce briefing cherche à déterminer les actions les plus importantes à entreprendre au cours de la journée. Il peut s’agir d’un document à vérifier, d’une information manquante, d’une difficulté dans un secteur particulier ou d’une décision à préparer.

Cette distinction est fondamentale. Un résumé permet de savoir où en est un projet, tandis que le briefing vise à aider son responsable à décider où concentrer ses efforts. L’analyse ne porte pas seulement sur les dernières 24 heures, mais peut aussi prendre en compte des informations reçues plusieurs semaines auparavant. Des éléments apparemment secondaires peuvent ainsi retrouver leur importance lorsqu’ils sont mis en relation avec des développements plus récents.

Après avoir expérimenté ce briefing quotidien, Jean-François Desroches a étendu l’utilisation de l’IA à la préparation des réunions. L’outil peut désormais l’aider à préparer une rencontre technique de type Scrum, un comité de projet ou encore une réunion de direction. Selon le contexte, l’IA rassemble les informations pertinentes, relève les questions en suspens et identifie les décisions qui devront être soumises aux responsables.

L’intérêt se poursuit après les rencontres. Les décisions prises sont réintégrées dans le système afin que les analyses suivantes tiennent compte des orientations adoptées. Une manière de maintenir une continuité entre les discussions, les décisions et leur mise en œuvre.

C’est de cette expérience qu’est née une idée centrale dans sa démarche : la « mémoire de projet ». Plutôt que de considérer l’IA comme une succession d’outils servant à accomplir des tâches isolées, Jean-François Desroches propose d’en faire un système capable de conserver et d’exploiter l’histoire d’un projet.

Cette mémoire rassemble les informations, les échanges, les décisions et leur évolution dans le temps. Elle s’enrichit au fil des activités et sert ensuite à orienter les actions futures. Le gestionnaire n’est donc plus nécessairement la seule personne capable d’expliquer pourquoi une décision a été prise six mois auparavant ou de retrouver les circonstances d’un changement d’orientation. À terme, d’autres participants pourraient interroger directement cette mémoire pour obtenir les réponses dont ils ont besoin.

Cette perspective transforme le rôle traditionnel du chargé de projet. Jusqu’ici, une partie importante de sa valeur reposait sur sa connaissance de l’historique du dossier et sa capacité à retrouver rapidement l’information. Avec l’IA, cette responsabilité évolue vers l’organisation, la vérification et l’exploitation d’une mémoire collective qui pourrait devenir un véritable actif de l’organisation.

Mais cette transformation soulève une question essentielle : peut-on faire confiance à l’information produite par l’intelligence artificielle ?

Jean-François Desroches reconnaît avoir découvert une limite importante lors de ses premières expérimentations. Il s’est aperçu que son système ne consultait pas nécessairement l’ensemble des documents et des courriels disponibles. L’IA sélectionnait ce qu’elle jugeait pertinent, sans toujours examiner les pièces jointes ou toutes les sources attendues. Une situation problématique lorsqu’une recommandation repose sur une information incomplète.

Il a donc intégré une étape de vérification à sa méthode de travail. Pour chaque analyse, il demande au système de préciser les sources consultées et le nombre d’éléments examinés. Cette démarche vise à mieux évaluer la solidité des réponses obtenues. Elle rappelle que la qualité d’une analyse dépend autant des informations accessibles que de la manière dont l’outil a été configuré et interrogé.

Le jugement humain demeure ainsi indispensable. Au-delà des données, un responsable de projet doit aussi interpréter les comportements, les changements d’attitude et les signaux non verbaux qui apparaissent dans une équipe. Des dimensions relationnelles qui ne se retrouvent pas nécessairement dans une transcription de réunion et qui jouent pourtant un rôle déterminant dans la réussite d’un projet.

La confidentialité constitue un autre enjeu majeur. Une mémoire de projet peut contenir des informations commerciales, des stratégies internes, des données sensibles et des décisions confidentielles. Jean-François Desroches insiste sur la nécessité de travailler avec des solutions d’intelligence artificielle offrant des garanties de protection des données, plutôt qu’avec des outils grand public dont les conditions d’utilisation ne répondraient pas aux exigences de l’organisation.

Il faut toutefois distinguer la protection offerte par le fournisseur de celle qui doit être mise en place à l’intérieur de l’entreprise. Les droits d’accès, la gestion des utilisateurs et la protection contre les utilisations non autorisées demeurent essentiels. Dans son expérimentation actuelle, l’accès à la mémoire constituée est limité à son propre usage. L’ouverture éventuelle du système à d’autres collaborateurs nécessitera une architecture de sécurité plus élaborée, capable de respecter les différents niveaux de confidentialité des documents.

Plusieurs fonctions sont déjà utilisées dans son travail quotidien, notamment les briefings, la préparation des réunions, la collecte d’informations et la conservation des décisions. D’autres restent à développer. Jean-François Desroches souhaite notamment automatiser davantage l’alimentation de la mémoire, intégrer les différentes sources d’information de l’environnement Microsoft et systématiser les mécanismes de vérification. L’objectif serait de réduire les interventions manuelles tout en assurant la fiabilité des informations disponibles.

Pour les organisations qui souhaitent adopter une approche semblable, son conseil est de ne pas commencer par la technologie, mais par le problème à résoudre. Chaque gestionnaire possède ses propres défis. Pour certains, ce sera la mise à jour d’un échéancier complexe. Pour d’autres, la préparation des réunions, le suivi des décisions ou la documentation des besoins d’affaires.

En choisissant d’abord une difficulté concrète, le responsable connaît déjà les informations dont il a besoin, la forme sous laquelle elles devraient lui être présentées et les moyens de vérifier leur exactitude. Une première expérience réussie peut ensuite servir de base à d’autres utilisations, sans nécessairement reproduire le système développé par Jean-François Desroches.

L’expérience menée chez PlanAxion illustre une évolution possible de l’intelligence artificielle en entreprise. Au-delà de la génération de textes et des résumés automatiques, elle pourrait devenir un instrument de continuité organisationnelle, capable de préserver les connaissances accumulées et de faciliter les décisions quotidiennes.

L’enjeu ne serait alors plus simplement de gagner du temps, mais de mieux utiliser l’information dont disposent déjà les organisations. À condition, bien sûr, que cette mémoire soit complète, vérifiable, sécurisée et qu’elle demeure au service du jugement humain.

Pour plus de renseignement, communiqué avec PlanAxion

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